Also Bianca, ich habe mir das mal durchgelesen ;)

Sowas ähnliches habe ich vor 13 Jahren mal für mein erstes Intranet gebaut, wobei es darum ging, Kundendaten (name, str, plz, ort..) zentral auf einem Webserver zu halten, damit die Kollegen anhand einer Fax-Vorlage (HTML) mit Freitext Faxe erstellen und ausdrucken können.

Heute würde ich das so machen: Datenhaltung (Stammdaten) in MySQL (wie die dahin kommen, ist Deine Sache: Webfrontend) und die Dokumente werden mit PDF::Create erstellt. Mache Dazu Vorlagen (Templates), die PDFs werden dann aufgrund weiterer Formulareingaben generiert und können gedruckt und abgeheftet werden.

Das läuft auf jeder Plattform und Du bist nicht an irgendwelche proprietären Datenformate, geschweige denn Anwendungen (MS) gebunden.

Wär das was?